Ben jij een van de ondernemers die ons land rijk is? Of heb je de droom om voor jezelf te beginnen? Dat kan natuurlijk op vele manieren. De een begint een webshop in kleding of sieraden. En de ander krijgt onder de maat betaald in loondienst en besluit daarom voor zichzelf te beginnen als zzp’er. Weer iemand anders heeft misschien een idee om haar ambitie om een succesvol bedrijf op te zetten te combineren met iets goeds te doen voor de wereld.
Wat de reden ook is dat je voor jezelf bent begonnen of dat je erover denkt om voor jezelf te beginnen: voor veel ondernemers en zzp’ers is het succes van hun bedrijf niet alleen afhankelijk van het hebben van een goed product of dienst. Je product kan nog zo goed zijn, maar als je het niet weet te verkopen dan heb je er weinig aan. En als je het verkocht hebt en je klanten vervolgens niet betalen, dan heb je er ook weinig aan. De financiële kant van ondernemen is dus bijna letterlijk van levensbelang voor het voortbestaan van jouw zakelijke droom.
Nu kun je natuurlijk alles zelf doen. En veel mensen doen dat ook wanneer ze een eigen bedrijf opzetten. Zeker als je maar een paar klanten hebt is dat vaak goed te doen. Het hangt natuurlijk ook een beetje van het type bedrijf af wat je runt. Als je bijvoorbeeld een webshop hebt dan zijn eerder retouren iets wat de potentie heeft om een hoofdpijndossier te worden dan niet betalende klanten. Zeker als je gewoon particuliere klanten hebt die met iDeal of met de credit card betalen. Maar bij andere takken van sport kan dat heel anders zijn. Zeker als je als zzp’er werkt en voor letterlijk wat feitelijk je maandloon is afhankelijk bent van dat je opdrachtgever op tijd betaalt, dan is het wel heel vervelend als je er maar constant achteraan moet zitten. En als je nog een groter bedrijf runt dan dat, dan wordt dit iets wat alleen maar belangrijker en belangrijker wordt.
Accounts receivable management
Het zorgen voor een gezonde financiële basis is dus van enorm belang als ondernemer. Een van de dingen die daarin belangrijk zijn, zeker als je een wat groter bedrijf hebt, is accounts receivable management (soms afgekort tot AR management). Je kunt op een gegeven moment namelijk niet alles zelf meer doen. En hoe meer klanten je krijgt, hoe groter de kans dat je gedoe gaat krijgen met betalingen. Account receivable management is een mond vol. Kort gezegd: het staat voor het verkrijgen van betalingen voor geleverde producten en verrichte diensten. Hier vallen ook alle processen die hier mee te maken hebben, zoals het opmaken van facturen en het versturen van herinneringen.
Als jij je zaken goed voor elkaar hebt wat je accounts receivable management betreft, dan zorg je dat het gros van je klanten op tijd betaalt. Als ondernemer heb je genoeg aan je hoofd (zeker als je dat bijvoorbeeld combineert met nog een baan ernaast of daarnaast ook nog bijvoorbeeld kinderen die natuurlijk ook aandacht nodig hebben). Het is daarom belangrijk om rust en overzicht in je eigen bedrijf. Een gestructureerde aanpak van je accounts receivable management helpt hierbij. Zo zorg je ervoor dat je grip hebt op je cash flow. Jij weet precies wanneer je wat binnen kunt verwachten te krijgen. En gebeurt dat niet, dan kun je hier op handelen.
Accounts receivable management software
Dit kun je gewoon met Excel of Google Sheets doen. Bij kleinere bedrijven werkt dit vaak prima. Je kunt dan gewoon een template van internet downloaden en dat als factuur gebruiken. En betaalt iemand niet, dan downloadt je een template voor een betalingsherinnering. En idem dito voor wanneer je een aanmaning moet versturen.
Gaan de zaken goed? Dan is de kans groot dat je op een gegeven moment hier niet genoeg meer aan gaat hebben. Het wordt dan tijd om het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen en het monitoren van betalingen aan software over te laten. Hier zijn tal van accounts receivable management software pakketten voor op de markt, zoals Invoiced en BILL. Dit is slechts een greep uit een groot aantal pakketten dat je kunt afsluiten. Het grote nadeel hiervan: het prijskaartje.
Ondernemen doe je om geld te verdienen. Als je kapitalen uitgeeft om geld dat in principe van jou is maar nog niet op je bankrekening staat binnen te krijgen, dan kun je je afvragen wat er onder aan de streep aan overblijft. Je kunt voor je accounts receivable management daarom ook kiezen voor iets als Credit-IQ van Atradius Collections. Dit soort software biedt de basis functionaliteit van grotere pakketten tegen een lagere prijs. De prijs is hierbij van belang. Veel aanbieders van accounts receivable management software, waaronder HighRadius, Onguard en Growfin, hebben überhaupt geen prijzen op hun site staan. Het kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn dat het innen van vorderingen je meer geld zou kosten dan wat het je oplevert. Kijk hier daarom voor uit. Transparantie wat de prijs betreft is van levensbelang om ervoor te zorgen dat je accounts receivable management je niet de bank kost.
Uitbesteden aan een accounts receivable management agency
Er komt een punt dat gewoon herinneren en aanmanen niet genoeg gaat blijken. Er zijn echt vervelende klanten die graag de vruchten van jouw harde werk plukken maar dan vervolgens weigeren te betalen. Alsof ze niet begrijpen dat jij ook huur of een hypotheek te betalen hebt (en wellicht ook kinderen hebt waarvoor je waarschijnlijk meer uitgaven dan wat zij zich ooit zouden kunnen voorstellen).
In dit soort situaties kun je er natuurlijk voor kiezen om zelf je klanten achter de broek te zitten. En soms is dat ook geen slecht idee. Wellicht zoek jij er veel meer achter dan dat er daadwerkelijk achter zit. Je hebt misschien wel brieven gestuurd, maar ze zijn al een aantal weken op reis. Als je ze gewoon even belt of appt, dan merk je soms al snel genoeg dat er geen kwade bedoelingen zijn.
Maar als je na een aantal keer op betaling aan te hebben gedrongen nog steeds geen beweging erin krijgt, dan wordt het tijd om zaken uit te besteden. Er zijn een aantal dingen die je dan kunt doen. Mocht je iemand in je bedrijf hebben rondlopen met een juridische graad op zak (of die wellicht zelf hebben), dan kun je natuurlijk even een briefje typen waarin je wat rechtsartikelen citeert.
Voor veel ondernemers komt vroeg of laat echter de dag dat ze een accounts receivable management bureau dienen in te schakelen. De vraag wordt dan hoe je dat aan dient te pakken. Hierbij kan het belang van empathie en respect voor de debiteur niet voldoende benadrukt worden. Een relatie met een klant is immers veel waard. Die wil je niet zomaar verkwanselen. Handel dus niet vanuit de gevoelens die je in het moment hebt, maar denk aan het lange termijn potentieel van de relatie.
Het kan natuurlijk zijn dat je op een gegeven moment naar de rechter toe moet met een debiteur. En dat kan de relatie natuurlijk kapotmaken. Dus daarom wordt vaak eerst naar een andere oplossing gezocht zonder dat hier een jurist aan te pas komt. In de accounts receivable management-sector heet dit het minnelijke deel van het invorderingstraject.
Je doet er goed aan om een partij te kiezen die goed is in het behouden van de relatie met je klant. Hiervoor is het belangrijk dat je een ervaren en gerenommeerde partij kiest. Een belangrijk voorbeeld van een dergelijke partij die uit Nederland afkomstig is Atradius Collections, maar er zijn er genoeg. Het is dan ook heel erg een kwestie van wat voor type vordering je hebt. Zijn je klanten particulieren of zakelijke partijen? Dit maakt bijvoorbeeld al een wereld van verschil. Ben jij in het B2B-segment actief? Dan is Atradius een geschikte partij hiervoor.
Een andere belangrijke afweging om te maken is of je gewoon een binnenlandse vordering hebt of dat het een internationale dimensie heeft? Komt je klant uit een ander Europees land (of zelfs wel van verder), dan wordt een zaak al snel een stuk complexer. Hiervoor heeft een grote, internationale partij als Atradius Collections vaak meerwaarde boven kleinere partijen.
Voor veel ondernemers betekent dit de keuze voor een goed accounts receivable management bureau zichzelf vaak terugbetaalt. NIet alleen financieel, maar ook door de tijdbesparingen die het met zich mee brengt. Het uit handen geven van zaken die je kostbare energie kosten of je veel frustraties opleveren.
Vaak hebben bureaus ook tools die je helpen. Je kunt altijd even inloggen om de status van je case te checken. Dat geeft ook rust. Dat je gewoon altijd inzicht hebt in de status en kunt aangeven hoe je bij wilt sturen.
Een lang verhaal kort: effectief debiteurenbeheer is niet alleen een stuk administratie dat je dient te doen. Het is erg belangrijk. Want het gaat over geld. Geld is een belangrijk onderdeel van ondernemen. Of je nu een groot of een klein bedrijf hebt en ongeacht wat je precies doet, geld is voor elke ondernemer van groot belang. Vaak is het een drijfveer: als je er niet goed mee verdient kun je net zo goed ergens in loondienst gaan werken. Accounts receivable management is hierbij een strategisch instrument dat je ook zodanig dient in te zetten om je bedrijf florererend (en in elk geval financieel gezond) te maken en te houden.
